Stok uygulaması her gün giriş-çıkış kaydı tutsa da periyodik sayım şarttır. Sayım günü kötü planlanırsa işletme durur, ekip sinirlenir, rakamlar yine “yaklaşık” kalır. Bu checklist küçük işletme ve CBORN Stok benzeri sade araçlar içindir.
Sayım öncesi (bir gün önce)
Ürün listesini temizleyin: çift kart, yazımı bozuk isimler. Raf etiketleri okunur olsun. Kim sayacak, kim kayda girecek net olsun. Mümkünse hareketi (satış/alış) sayım saatlerinde dondurun veya ayrı “sayım notu” ile sonra işleyin.
Sabah: alanları böl
Tüm depoyu birden saymayın. A-rafı, tezgâh altı, araç içi gibi bölgeler. Her bölge bitince ara toplam. Büyük sayımda su ve mola planı abartı değildir; yorgun sayım hatalı sayıdır.
Öğlen: kayıt ve fark
Fiziksel adet ile sistem adedini yan yana koyun. Fark varsa hemen “düzeltme” basmayın; neden sorusu sorun: kayıtsız çıkış mı, yanlış raf mı, çift ürün kartı mı? Neden notu olmayan düzeltme, gelecek sayımı da kirletir.
Akşam: kapanış
Kritik 20 üründe (en çok satan / en pahalı) ikinci kez hızlı kontrol. Yedek alın. Ekiple 10 dakikalık özet: en büyük üç fark ve önleyici kural (ör. “tezgâhtan çıkan her kutu çıkış yazılacak”).
Sıklık
Yılda bir genel sayım + aylık/haftalık mini sayım (A grubu ürünler) dengesi iyidir. Her gün tam sayım çoğu küçük işletmede sürdürülemez; sürdürülemeyen sistem yoktur.
Özet: böl, say, nedenini yaz, kritikte tekrar bak, kural çıkar. Stok yazılımı sayımı kolaylaştırır ama sayım disiplininin yerini tutmaz. Uygulama kapalı testteyse gerçek sayım gününde denemek, en değerli geri bildirimdir.